Symbolbild Homeoffice
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Mobiles Arbeiten und Homeoffice im Handwerk

Ob von zu Haus oder unterwegs - die digitale Vernetzung erlaubt es, mit mobilen Geräten von überall und jederzeit auf relevante Daten zugreifen zu können.

Homeoffice

Ganz klar: Nicht jeder Job kann im Homeoffice erledigt werden. Es gibt jedoch gerade im administrativen Bereich die Möglichkeit, Verwaltungs- und Koordinationsarbeiten aus dem Büro nach Hause zu verlegen. Zudem kann die Möglichkeit, im Homeoffice arbeiten zu können, in den Augen der Mitarbeitenden und Bewerber*innen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen darstellen.

Die Arbeit aus dem Homeoffice erfordert geeignete Hard- und Softwarelösungen. Sofern ein zusätzlicher Arbeitsplatz eingerichtet wird, muss geprüft werden, ob zusätzliche Lizenzen beschafft werden müssen.



Checkliste zur Einrichtung mobiler Arbeitsplätze

Ortsgebundener Arbeitsplatz:

Arbeitnehmer*innen haben einen festen Arbeitsplatz, z. B. im Büro oder an einer Maschine, der ihm durch Arbeitgeber*in zugewiesen wurde.

Homeoffice:

Arbeitnehmer*in erbringt die Arbeitsleistung von zuhause aus. Häufig wird die Arbeitsleistung teilweise von zuhause und an einem festen Arbeitsplatz erbracht.

Telearbeitsplatz §2 (7) ArbStVO:

Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.

Mobile-Work:

Die Arbeitsleistung wird unabhängig von einem festen Arbeitsplatz erbracht, ggf. auch in Verbindung mit einem Homeoffice und einem festen Arbeitsplatz.

Es existiert keine gesetzliche Regelung, die ein Recht oder eine Pflicht von Arbeitnehmer*innen vorsieht, im Homeoffice zu arbeiten. Arbeitgeber*innen können das insbesondere nicht nach § 106 GewO anordnen. Es bedarf daher einer besonderen Grundlage:

  • Arbeitsvertrag
  • Gleichbehandlungsgrundsatz / betriebliche Übung
  • Betriebsvereinbarung
  • Tarifvertrag
  • Regelung zur Arbeitszeit treffen, es gelten die gleichen Regelungen nach dem ArbZG
  • Arbeitszeit dokumentieren lassen durch Erfassungstool oder Selbstaufschreibung
  • Arbeitsschutzunterweisung, es gelten die gleichen Regelungen (ArbSchG, ASiG, ArbStättV)
  • Arbeitsmittel muss Arbeitgeber*in stellen (siehe technische Voraussetzungen)
  • wenn Arbeitnehmer*in Arbeitsmittel stellt, steht ein Aufwandsersatzanspruch zu
  • "Bring your own device" – also das Einbinden privater Geräte in Firmennetzwerke – ist aus Datenschutzsicht sehr kritisch
  • Mitbestimmungsrechte Betriebsrat / Personalrat müssen beachtet werden
  • Beschaffung mobiler Arbeitsmittel (Laptop, Mobiltelefon), ggfs. Bildschirm vom Arbeitsplatz
  • Arbeitnehmer*innen müssen für ausreichende Internetverbindung sorgen: mindestens: 6.000 MB/s, empfohlen: 16.000 MB/s
  • Die zuständige IT-Abteilung / Dienstleister*in muss für eine sichere VPN-Verbindung sorgen Achtung: hier ausreichende Kapazitäten und Lizenzen zur Verfügung stellen!
  • CITRIX - Diese Möglichkeit ist für langsame Internetanbindungen (6.000 - 16.000 MB/s) geeignet. Es stehen meist nur Standardanwendungen zur Verfügung.
  • Remotedesktopverbindung - Diese Möglichkeit ist für langsame Internetanbindungen (6.000 - 16.000 MB/s) geeignet. Man verbindet sich über das Programm Remotedesktopverbindung auf einen Arbeitsplatz im Firmennetzwerk. Es können alle Anwendungen des Zielgerätes verwendet werden.
  • Direktstart-Programme - Diese Möglichkeit ist für schnelle Internetanbindungen (≥ 16.000 MB/s) geeignet.
  • Raum des Homeoffice / mobilen Arbeitens sollte abschließbar sein
  • technische Ausstattung ausschließlich beruflich nutzen
  • alle relevanten Daten sollten durch ein Passwort geschützt sein
  • berufliche E-Mails sind ausschließlich auf berufliche Postfächer weiterzuleiten
  • PC oder Laptop sollten über eine zusätzliche Verschlüsselung verfügen
  • alle Drucke und weitere Unterlagen sind in einem abschließbaren Schrank zu verstauen
 

Videokonferenzlösungen / Messengerdienste

Wann immer ein persönliches Treffen mit den Mitarbeitenden, Kund*innen oder Geschäftspartner*innen nicht möglich oder sinnvoll ist, können Videokonferenzen eine sinnvolle Alternative darstellen.

Das Angebot an Videokonferenzsoftware ist groß. Wichtige Betrachtungspunkte sind u.a. die Anzahl an benötigten Lizenzen für die Veranstalter einer Videokonferenz, die geplanten Teilnehmerzahlen sowie die bereits im Unternehmen vorhandene IT-Infrastruktur. Bei der Auswahl sollten neben den Kosten insbesondere auch der erweiterte Funktionsumfang (z.B. Whiteboard-, Screensharing-, Aufzeichnungs- oder Dateiablagefunktion) die Option einer Teilnahme über den Webbrowser sowie die Datenschutzfunktionen und die -erklärungen der Anbieter berücksichtigt werden. Eine Alternative zu kostenpflichtigen Softwareanbietern sind Open Source-Lösungen, die in der Regel über die eigene IT-Infrastruktur betrieben werden. Viele Anbieter bieten kostenfreie Testzugänge an, teilweise jedoch mit eingeschränktem Funktionsumfang.

Hier finden Sie einige Beispiele:


+ leichte Bedienbarkeit

+ gutes Kosten-Nutzenverhältnis

+ keine Registrierung für Teilnehmer notwendig

– kritische Berichterstattung in der Vergangenheit

https://zoom.us

+ leichte Bedienbarkeit

+ vollintegriert in MS-Office

– funktioniert nur mit MS-Office

 www.teams.microsoft.com

+ leichte Bedienbarkeit

+ hohe Sicherheit

+ gutes Kosten-Nutzenverhältnis

– Dateiübertragungen

www.gotomeeting.com

+ gute Integration in Outlook

+ hohe Funktionalität

+ HD-Qualität

– eher preisintensiv

 www.webex.com

+ niedrige Kosten

+ gute Integration in Outlook 

– geringer Funktionsumfang

 www.skype.com

+ sehr gute Auflösung

+ gut für mehrere Teilnehmer*innen

– hoher Preis

– nur bis 25 Teilnehmer*innen

 www.lifesize.com

Eine Übersicht über Messenger und weitere Anbieter finden Sie hier:

Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Hamburg

Bewertungen von Videokonferenz-Anbietern auch im Hinblick auf den Datenschutz finden Sie hier:

Regina Stoiber Datenbeschützerin

 

Mobiles Arbeiten

Im Handwerk ist mobiles Arbeiten scheinbar nicht ganz so einfach umzusetzen. Das ist richtig, wenn es sich um das operative Geschäft des Handwerkers handelt. In administrativen Bereichen, bei Projekt- und Bauleitungen oder im Innendienst sieht es da schon ganz anders aus. Auch im Handwerk können sich die Arbeitsorte verschieben und gewinnt mobiles Arbeiten an Bedeutung.

Ist beispielsweise der Inhaber eines Bauunternehmens unterwegs, kann er trotzdem auf Anfragen zu Plänen reagieren, wenn er Zugriff auf eine digitale Bauakte hat und mit allen am Projekt beteiligten Personen mobil vernetzt ist. So kann er schnell reagieren: Er sieht Baufortschritte, hat Zugriff auf Fotomaterial und kann entsprechende Schritte veranlassen. Im Übrigen hätte nicht nur er diesen Zugriff, sondern auch seine Mitarbeiter.

Mobiles Arbeiten im Handwerk meint vor allem ortsunabhängiges Arbeiten: die digitale Vernetzung erlaubt es, mit mobilen Geräten von überall und jederzeit auf relevante Daten zugreifen zu können. Die Kommunikation im Unternehmen und mit Kolleg*innen erfolgt digital - in Chatrooms, via Messenger oder Online-Konferenzen. Mobil interagieren von der Baustelle zum Kunden, von der Werkstatt zum Lieferanten und vom Chef ins Büro: Das ist mobiles Arbeiten im Handwerk!



Datenschutz / sichere Datenverbindung

Um auch von unterwegs oder im Homeoffice sicher auf die Unternehmens- oder Kundendaten zugreifen und die anstehenden Aufgaben erledigen zu können, empfiehlt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die Erstellung und Kommunikation klarer Richtlinien zur IT-Sicherheit und zum Datenschutz, die kontinuierliche Durchführung von operativen Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes am heimischen Arbeitsplatz, die Nutzung eindeutig verifizierbarer Kontaktstellen und Kommunikationsweg sowie geeigneter IT-Sicherheitssoftware zum Schutz vor Phishing-E-Mails und die Verwendung von sicheren Kommunikationskanälen wie z.B. VPN.

Zudem müssen auch im Homeoffice die IT-Sicherheit und der Datenschutz gewährleistet sein. Die Einrichtung eines sicheren Remote-Zugriffs auf das Firmennetz z.B. über VPN, die Verschlüsselung externer Datenträger oder die Gewährleistung eines schnellen IT-Supports sind dabei nur einige Themen, die der Betrieb bei der Einführung von Homeoffice und mobiler Arbeit beachten sollte. Neben der technischen Komponente müssen die Mitarbeiter für diese Themen sensibilisiert werden und klare Richtlinien beispielsweise im Umgang mit dienstlichen Unterlagen am heimischen Arbeitsplatz oder die Sicherstellung eines dauerhaften Zugriffsschutzes aufgestellt und besprochen werden.

Folgendes sollten Sie beachten:

  • Passwortschutz, Tastatur- und Bildschirmsperre
  • Blickschutzfilter (Sichtschutzfolie)
  • VPN-Zugang oder andere verschlüsselte Zugänge
  • dienstliche Unterlagen müssen vor unbefugter Kenntnis geschützt sicher aufbewahrt werden
  • beim Datenaustausch sollten nur die zur Verfügung gestellten Datenträger benutzt werden
  • die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel dürfen unterwegs nicht unbeaufsichtigt bleiben
 

Beratung

Haben Sie Fragen zu den vorgestellten Themen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Planung oder Umsetzung? Dann kontaktieren Sie uns einfach telefonisch, per Mail oder nutzen Sie unser  Kontaktformular. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!





Portraits in der Hauptverwaltung Lüneburg Fotostudio Gramann

Udo Kaethner

Abteilungsleiter Innovations- und Technologieberatung/E-Commerce/Praxiszentrum für Gestaltung und Kreativität / Beauftragter Datenschutz

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Wiebke Berlin ist Ihnen bei Fragen gern behilflich Schmitz / Handwerkskammer

Wiebke Berlin

Innovations- und Technologieberatung / E-Commerce / Praxiszentrum für Gestaltung und Kreativität

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