Kassenführung
Graggo

Kassenführung in Corona-Zeiten

Verstärkte Dokumentation zur besseren Nachvollziehbarkeit bei Betriebsprüfung

Behördliche Auflagen wie temporäre Geschäftsschließungen, Kontaktbeschränkungen oder Abstandsregelungen wirken sich auch auf den Betriebsablauf und damit auf die Möglichkeit zur Erzielung von Einnahmen aus. Wenn in einigen Jahren im Rahmen einer Betriebsprüfung die Kassenbuchführung hinsichtlich ihrer Ordnungsmäßigkeit überprüft wird, könnten sich aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie Abweichungen in den von der Finanzverwaltung durchgeführten Analysen ergeben. Daher kommt der Nachvollziehbarkeit der Kassenaufzeichnungen gerade in Corona-Zeiten eine verstärkte Bedeutung zu.

Durch die Führung eines Nachweisbuchs für betriebliche Besonderheiten können Abweichungen entkräftet und somit Nachkalkulationen und Schätzungen verhindert werden. Folgende Besonderheiten sollten aufgezeichnet werden:

  • Schließtage und Sonderöffnungszeiten (z. B. aufgrund geänderter Ladenschlussvorschriften am Sonntag)
  • Abweichende Öffnungszeiten aufgrund von Krankheit, Trauer- oder Mitarbeiterausfällen
  • Überhang von Kartenzahlungen im Vergleich zu Bargeldzahlungen (z. B. wenn zum Schutz der Mitarbeitenden auf Kartenzahlung umgestellt wird)
  • Lieferengpässe (Dokumentation der betroffenen Waren bzw. Warengruppen)
  • Schwund und verderbliche Waren (z. B. vergeblicher Wareneinkauf beim Catering)
  • Sachspenden

Auch besonders umsatzschwache oder umsatzstarke Tage die auf einen Corona-bedingten Umstand (z.B. eingeschränkte Kundenerreichbarkeit) zurückzuführen sind, sollten dokumentieren werden.

Weiterhin ist die Verpflichtung zu einer täglichen Erfassung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (§ 146 AO Abs. 1 Satz 1 AO) zu beachten. Sollten an einem Tag, an dem der Betrieb geöffnet hat, keine Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu verzeichnen sein, sind im Kassenbuch dennoch der Anfangs- und der Endbestand der Kasse zu dokumentieren.