Kasse in einer Bäckerei
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Kassenführung in Corona-Zeiten

Verstärkte Dokumentation zur besseren Nachvollziehbarkeit bei Betriebsprüfung · aktualisierte Muster-Corona-Dokumentation

Behördliche Auflagen wie temporäre Geschäftsschließungen, Kontaktbeschränkungen oder Abstandsregelungen wirken sich auch auf den Betriebsablauf und damit auf die Möglichkeit zur Erzielung von Einnahmen aus. Wenn in einigen Jahren im Rahmen einer Betriebsprüfung die Kassenbuchführung hinsichtlich ihrer Ordnungsmäßigkeit überprüft wird, könnten sich aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie Abweichungen in den von der Finanzverwaltung durchgeführten Analysen ergeben. Daher kommt der Nachvollziehbarkeit der Kassenaufzeichnungen gerade in Corona-Zeiten eine verstärkte Bedeutung zu.

Durch die Führung eines Nachweisbuchs für betriebliche Besonderheiten können Abweichungen entkräftet und somit Nachkalkulationen und Schätzungen verhindert werden. Eine solche "Corona-Dokumentation" sollte allgemein aufführen, wann und wie lange welche Vorschriften gegolten, welche Auswirkungen diese auf den Betrieb konkret, z.B. in Bezug auf die Geschäftstätigkeit und den -ablauf sowie auf den Umsatz, die Kosten und den Gewinn entfaltet haben.

In der Corona-Dokumentation sollten folgende Besonderheiten aufgezeichnet werden:

  • Schließtage und Sonderöffnungszeiten (z. B. aufgrund geänderter Ladenschlussvorschriften am Sonntag)
  • Abweichende Öffnungszeiten aufgrund von Krankheit, Trauer- oder Mitarbeiterausfällen
  • Überhang von Kartenzahlungen im Vergleich zu Bargeldzahlungen (z. B. wenn zum Schutz der Mitarbeitenden auf Kartenzahlung umgestellt wird)
  • Lieferengpässe (Dokumentation der betroffenen Waren bzw. Warengruppen)
  • Schwund und verderbliche Waren (z. B. vergeblicher Wareneinkauf beim Catering)
  • Sachspenden
  • Besonders umsatzschwache oder umsatzstarke Tage, die Corona-bedingt sind (z.B. eingeschränkte Kundenerreichbarkeit)


Es empfiehlt sich, die Dokumentation um Informationen zu den in Anspruch genommenen steuerlichen oder sonstigen Corona-Hilfemaßnahmen zu erweitern, um das Risiko späterer Rückforderungsansprüche zu minimieren. Weiterhin ist die Verpflichtung zu einer täglichen Erfassung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (§ 146 AO Abs. 1 Satz 1 AO) zu beachten. Sollten an einem Tag, an dem der Betrieb geöffnet hat, keine Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu verzeichnen sein, sind im Kassenbuch dennoch der Anfangs- und der Endbestand der Kasse zu dokumentieren.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) bietet eine aktualisierte Muster-Corona-Dokumentation zum Download an. Für Hilfestellungen zur konkreten Umsetzung dieser Dokumentation und zur Sicherstellung, dass alle relevanten Sachverhalte abgebildet werden, sollte der jeweilige Steuerberater hinzugezogen werden.