Kalkulation einer Rechnung
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Bund verlangt XRechnungen

Wer für den Bund oder das Land Bremen arbeitet, muss den Standard XRechnung verwenden.

Wer für öffentliche Auftraggeber*innen arbeitet ist verpflichtet, Rechnungen über 1.000 Euro in elektronischer Form zu übermitteln. Ergänzend dazu gilt seit Ende November die Pflicht, bestimmte Formatvorgaben einzuhalten: Wer für den Bund oder das Land Bremen arbeitet, muss den Standard XRechnung verwenden. Andere Rechnungen, etwa in Papierform oder als PDF, werden von den öffentlichen Auftraggeber*innen seitdem nicht mehr akzeptiert und entsprechend auch nicht gezahlt. Ausnahmen gelten neben den Direktbestellungen bis 1.000 Euro auch für Subunternehmen, die an öffentlichen Aufträgen beteiligt sind.



Die XRechnung ist eine maschinenlesbare und standardisierte elektronische Rechnung im XML-Format. Die Daten sind nur maschinell lesbar, bieten aber den Vorteil, dass sie automatisch elektronisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Wer bereits eine Software zur Rechnungserstellung nutzt, brauch in der Regel nur ein Update vom Softwarehersteller. Wer noch auf ein Update warten muss oder die Rechnung per Word schreibt, kann die Rechnungsdaten auch händisch im Rechnungsportal des öffentlichen Auftraggebenden eingeben. Diese Option bietet sich vor allem für Betriebe an, die nur gelegentlich für die öffentliche Hand arbeiten und ihren Rechnungsprozess nicht umstellen möchten.
Da XRechnungen automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden, bieten sie den Vorteil, dass sie in der Regel auch schneller gezahlt werden.

Die Pflicht zur XRechnung besteht aktuell nur für Aufträge vom Bund und vom Land Bremen. Wenngleich weitere Länder bereits angekündigt haben, XRechnungen als verpflichtendes Format einzuführen, hat das Land Niedersachen dahingehend noch keine Pläne geäußert.

Öffentliche Auftraggeber*innen in Niedersachsen sind allerdings dazu verpflichtet, eRechnungen entgegenzunehmen. Neben den XRechnungen werden jedoch auch andere elektronische Rechnungsformate (z.B. ZUGFeRD) akzeptiert; PDF-Rechnungen fallen nicht darunter.

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